Tanto en sectores públicos como en privados, hoy más que nunca sabemos que la información es uno de los activos más importantes para las organizaciones, ya sea por la importancia del conocimiento sobre los usuarios o clientes potenciales, como por la trascendencia en los procesos a niveles interno y externo.

Sin embargo, manejar miles de documentos y datos a diario, como sucede en ámbitos tan amplios como el bancario, el gubernamental o el asegurador, donde el volumen de datos crece de forma exponencial, supone un gran costo en tiempo y recursos para las propias entidades y, en muchas ocasiones, un auténtico dolor de cabeza para los usuarios al tener que presentar su documentación y esperar un tiempo valioso a que ésta sea comprobada por un agente humano.

En este sentido, el uso de tecnologías que hacen más ágiles y eficientes los procesos diarios de las empresas se hacen cada vez más necesarias para la efectiva transformación digital de las organizaciones. Es por ello que la gestión y validación documental se han convertido en elementos clave para mejorar y agilizar sus operaciones, ya que además de que aseguran una documentación organizada al estar diseñados para almacenar, administrar y controlar su flujo dentro del negocio, permiten automatizar muchos de estos procesos, canalizando mejor la información y permitiendo dar respuesta a las necesidades de los consumidores en tiempo récord y de forma más fácil y sencilla.

De ahí que, en los últimos años, y dados los avances tecnológicos y la acelerada digitalización tras la emergencia sanitaria derivada del Covid-19, hoy cada vez más empresas buscan la posibilidad de integrar en sus operaciones alternativas de gestión y validación documental por vía electrónica, dejando atrás el uso del papel y grandes archivos físicos, para dar paso a los archivos digitales y haciendo posible la validación de información sin necesidad de presentar documentos físicos. ¿Cómo se trasladan estas ventajas tecnológicas a casos de negocio reales? Aquí algunos ejemplos:

  1. Mayor agilidad en los procesos en áreas de recursos humanos. Un sistema adecuado de gestión documental permite una optimización general de los procesos internos, al hacer posible que los documentos circulen de manera ágil y segura por la organización, reemplazando procesos lentos, como el envío físico de documentos, mejorando así la productividad y reduciendo significativamente costos de operación, además de permitir el cumplimiento de las normas legales y las regulaciones requeridas.
  2. Agilidad en los trámites de aprobación de servicios financieros. Gracias a los sistemas de digitalización y validación electrónica los usuarios de servicios financieros pueden obtener respuestas más rápidas al momento de solicitar un producto o servicio financiero, como podría ser una tarjeta de crédito o un crédito hipotecario.
  3. Maximización de servicios. Al procesar y clasificar valiosa información de los consumidores, es posible conocer su perfil y con ello personalizar los servicios y productos para cada consumidor, añadiendo así nuevas propuestas comerciales a la medida, maximizando así los beneficios que obtiene la compañía.
  4. La aplicación de unos procesos controlados y seguros para optimizar el manejo de la documentación resulta indispensable en sectores como el asegurador, ya que no solo se posibilita la reducción de los costos y tiempos al realizar gestiones de carácter médico, del hogar, viajes o vida, sino que disminuye los riesgos y aumenta la seguridad legal. Además, al evitar el formato en papel se disminuye el riesgo de pérdidas o extravíos de documentación original y confidencial.

Dadas las enormes ventajas que aportan las nuevas alternativas que ofrece la tecnología para la gestión y validación documental, muchas organizaciones están explorando la posibilidad de contratar a empresas especializadas en gestión documental para aumentar la productividad de sus empleados y mejorar la eficiencia del flujo de sus documentos empresariales.

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