Sin duda, aquellas compañías que venían adaptándose a metodologías de trabajo digitales notaron un menor impacto en sus operaciones durante la contingencia sanitaria, generando una ventaja competitiva sobre otras organizaciones.

En este proceso, la digitalización documental ha tenido un rol clave, permitiendo a los equipos continuar trabajando de manera proactiva desde sus casas teniendo acceso a todos los archivos de la empresa de forma virtual con más beneficios que en su formato físico. Esta tecnología no solo brinda el acceso remoto, sino que también maximiza el valor de la información, permitiendo la búsqueda, orden, clasificación y procesamiento de los datos. 

Y es que, manejar miles de documentos y datos a diario, como sucede en ámbitos tan amplios como el bancario, el gubernamental o el asegurador, donde el volumen de datos crece de forma exponencial,  supone un gran costo en tiempo y recursos para las propias entidades y, en muchas ocasiones, un auténtico dolor de cabeza para los usuarios al tener que presentar su documentación y esperar un tiempo valioso a que ésta sea comprobada por un agente humano.

Automatización y eficiencia

Así, hoy más que nunca, la gestión y validación documental se han convertido en un elemento clave para mejorar y hacer más eficientes los procesos, ya que además de que aseguran una información organizada al estar diseñados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización, permiten automatizar muchos de estos procesos, canalizando mejor la información y permitiendo dar respuesta a las necesidades de los consumidores en tiempo récord y de forma más fácil y sencilla.

De ahí que, en los últimos años, y dados los avances tecnológicos y la digitalización, cada vez más empresas busquen la posibilidad de integrar dentro de sus procesos, alternativas de gestión y validación documental por vía electrónica, dejando atrás el uso del papel y grandes archivos físicos, para dar paso a los archivos digitales y haciendo posible la validación de información sin necesidad de presentar documentos físicos. Pero, ¿exactamente cómo se trasladan estas ventajas tecnológicas a casos de negocio reales? Aquí algunos ejemplos:

1. Mayor agilidad en los procesos

Un sistema adecuado de gestión documental permite una optimización general de los procesos internos, al hacer posible que los documentos circulen de manera ágil y segura por la organización, reemplazando procesos lentos, como el envío físico de documentos, mejorando así la productividad y reduciendo significativamente costos de operación, además de permitir el cumplimiento de las normas legales y las regulaciones requeridas.

2. Agilidad en los trámites de aprobación de servicios financieros

Gracias a los sistemas de digitalización y validación electrónica los usuarios de servicios financieros pueden obtener respuestas más rápidas al momento de solicitar un producto o servicio financiero, como podría ser una tarjeta de crédito o un crédito hipotecario.

3. Maximización de servicios

Al procesar y clasificar valiosa información de los consumidores, es posible conocer su perfil y con ello personalizar los servicios y productos para cada consumidor, añadiendo así nuevas propuestas comerciales a la medida, maximizando así los beneficios que obtiene la compañía.

4. Aplicación de procesos contralados y seguros

El optimizar el manejo de la documentación resulta indispensable en sectores como el asegurador, ya que no solo se posibilita la reducción de los costos y tiempos al realizar gestiones de carácter médico, del hogar, viajes o vida, sino que disminuye los riesgos y aumenta la seguridad legal. Además, al evitar el formato en papel se disminuye el riesgo de pérdidas o extravíos de documentación original y confidencial.

Externalización de procesos

Dadas las enormes ventajas que aportan las nuevas alternativas que ofrece la tecnología para la gestión y validación documental, muchas organizaciones están explorando la posibilidad de contratar a empresas especializadas en gestión documental para aumentar la productividad de sus empleados y mejorar la eficiencia del flujo de sus documentos empresariales.

En Cibergestión ofrecemos externalización de gestión documental con tecnología OCR e IA para la extracción de datos no estructurados, pre llenado automático de campos y validaciones documentales automatizadas, dando al cliente flexibilidad y gran eficiencia en costos.

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